Elektronik Kamu Alımları Platformu, 4734 sayılı Kanun kapsamındaki ihalelerin ilan, teklif ve sözleşme süreçlerini yürütür. Firma kaydı, e-teklif gönderimi ve sözleşme imzalanması aşamalarının tamamında e-imza kullanılır; ıslak imzalı evrak artık sistem dışında kalıyor.
Aşağıda EKAP'a e-imza tanımlama adımlarını, e-teklif verirken dikkat edilmesi gereken noktaları ve ihale gününde yaşanan sık aksaklıkları anlatıyoruz.
EKAP'a e-imza tanımlama
Firma yetkilisi ya da ihaleye katılan gerçek kişi, EKAP'a kayıt olduktan sonra kullanıcı profilinden e-imza sertifikasını sisteme tanımlar. Token takılı durumda, tarayıcıda imzalama bileşeni kurulu olmalıdır; tanımlama bir kez yapıldıktan sonra her girişte tekrarlanmaz.
Şirket adına katılan yetkililerde sertifika kişi adına düzenlenir; firma bilgisi EKAP kaydında, imza yetkisi ise kartın sahibinde olur. Birden fazla yetkili varsa her biri kendi e-imzasıyla ayrı işlem yapar.
E-teklif hazırlama ve gönderme
Teklif dosyası hazırlandıktan sonra EKAP üzerinden e-imza ile imzalanıp şifrelenerek gönderilir; ihale saatine kadar teklif değiştirilip yeniden gönderilebilir, son gönderilen geçerli sayılır.
İhale saati kapandığı anda sistem yeni teklif kabul etmez; bu yüzden teklifinizi son dakikaya bırakmamanızı, özellikle kalabalık işlem saatlerinde EKAP'ın yavaşlayabileceğini göz önünde bulundurmanızı öneririz.
Sık yaşanan sorunlar ve çözümleri
İhale günü en sık karşılaştığımız durum, teklif göndermeye çalışırken sertifikanın süresinin dolmuş olduğunun fark edilmesidir. Süresi biten kartla EKAP işlem yapılamaz; süre bitimine yakın firmaları aramamızın sebebi de budur.
İkinci sık sorun tarayıcı uyumluluğudur. EKAP'ın imzalama bileşeni bazı tarayıcı güncellemeleriyle çakışabilir; güncel bir tarayıcı kullanıp imzalama eklentisini güncel tutmak sorunların çoğunu önler.
Teklif dosyası büyük boyutluysa, çok sayıda ek varsa imzalama ve yükleme süresi uzayabilir; bu durumda son ana bırakmadan, ihale saatinden en az bir saat önce göndermenizi öneriyoruz.
Kimler EKAP için e-imza almalı
Kamu ihalesine katılan her firma yetkilisi, alt yüklenici olarak teklif veren gerçek kişiler ve sözleşme aşamasında imza atacak taraflar e-imza sahibi olmalıdır. Sürekli ihaleye giren firmalar için 2-3 yıllık paketler yenileme derdini ortadan kaldırır.
Sözleşme imzalama aşaması
İhaleyi kazanan firma sözleşmeyi de EKAP üzerinden elektronik olarak imzalar. Bu aşamada kullanılacak sertifikanın geçerlilik süresinin sözleşme tarihini kapsadığından emin olun; süresi dolmak üzere olan bir kartla sözleşme aşamasına girmeyin.
Sık sorulanlar
EKAP'ta e-imza yerine mobil imza kullanılabilir mi?
EKAP çoğu işlemde mobil imzayı da kabul eder, ancak e-teklif hazırlama ve yükleme adımlarında USB token ile çalışan e-imza daha stabil sonuç verir; ihale günü aksama yaşamamak için e-imza tercih edilir.
Firmam adına birden fazla kişi ihaleye girecek, kaç e-imza gerekir?
Her yetkilinin kendi adına düzenlenmiş ayrı bir sertifikaya ihtiyacı vardır; bir e-imza tek kişi tarafından kullanılır, kartlar birbirinin yerine geçmez.
İhale saatine az kaldı, e-imzam yok, ne yapabilirim?
Ofisimizde kimlik fotokopisiyle geldiğinizde 15 dakikada e-imzanızı teslim ediyoruz; teslim sonrası aktivasyon BTK düzenlemesi gereği yaklaşık 3 saat sürdüğü için ihale saatini buna göre planlamanızı öneririz.
EKAP'a tanımlı e-imzamın süresi doldu, teklif veremiyorum, çözüm var mı?
Süresi dolan sertifika ile işlem yapılamaz; e-imzanızı yenilettikten sonra EKAP profilinize yeni sertifikayı yeniden tanımlamanız gerekir. Yenileme ofisimizde 15 dakikada tamamlanır.