Gelir İdaresi Başkanlığı'nın e-Fatura, e-Arşiv ve e-Defter sistemlerine kayıt olmak için gerçek kişi (şahıs firması, serbest meslek erbabı) nitelikli e-imza kullanır, tüzel kişi (Ltd., A.Ş.) ise mali mühür kullanır. İkisi de aynı GİB portalından işlem görür ama sertifika türü farklıdır.
Bu sayfada hangi durumda hangi sertifikanın gerektiğini, GİB portalına geçiş adımlarını ve sık karışan noktaları anlatıyoruz.
Şahıs firması: e-imza yeterli
Serbest meslek erbabı, şahıs işletmesi sahibi ve esnaf, GİB e-Fatura portalına kendi adına düzenlenmiş nitelikli e-imza ile başvurur. Aynı kart, e-Devlet ve UYAP gibi diğer platformlarda da kullanılmaya devam eder.
Şirketler: mali mühür gerekir
Limited ve anonim şirketler e-Fatura, e-Arşiv ve e-Defter işlemlerinde mali mühür kullanır. Mali mühür tüzel kişilik adına düzenlenir, şirket yetkilisinin kişisel e-imzasından farklıdır; şirketin resmi mührü gibi düşünülebilir.
Şirket yetkilisi, GİB portalına giriş ve bazı yönetim işlemleri için kendi e-imzasını da ayrıca kullanmaya devam edebilir; mali mühür ile e-imza birbirini tamamlar, birinin yerini almaz.
GİB portalına geçiş adımları
Öncelikle firma türünüze uygun sertifikayı (e-imza ya da mali mühür) temin edersiniz. Ardından GİB e-Fatura Uygulaması'na kayıt başvurusu yapılır; portal üzerinden mi yoksa özel entegratör üzerinden mi çalışacağınıza karar verilir.
e-Arşiv ve gerekiyorsa e-Defter aktivasyonu da aynı sertifika ile aynı portaldan tamamlanır; genelde tek seferde hepsini birlikte açıyoruz.
Sık yaşanan sorunlar ve çözümleri
En sık karşılaştığımız hata, şahıs firması sahibinin yanlışlıkla mali mühür başvurusuna yönlendirilmesi ya da tam tersidir. Başvuru öncesi firma türünüzü bize söylerseniz doğru sertifikayı baştan yönlendiriyoruz, zaman kaybetmezsiniz.
İkinci sık durum, e-Fatura'ya geçiş zorunluluğu bildirimi geldikten sonra son güne kadar başvuru yapmamaktır. GİB'in belirlediği geçiş tarihine kadar sertifikanızın hazır ve aktif olması gerekir; cezai işlemle karşılaşmamak için erken başvurmanızı öneririz.
Entegratör mü, GİB portalı mı?
Az sayıda fatura kesen küçük işletmeler için GİB'in ücretsiz portal ekranı yeterli olabilir; yüksek hacimli fatura kesenler özel entegratör firmalarla çalışmayı tercih eder. Hangisini seçerseniz seçin, sertifika (e-imza/mali mühür) temeli aynı kalır.
Sık sorulanlar
Şahıs firmam var, mali mühür almam gerekir mi?
Hayır, şahıs firmaları ve serbest meslek erbabı için nitelikli e-imza yeterlidir; mali mühür yalnızca tüzel kişiler, yani şirketler için gereklidir.
e-Fatura'ya geçiş zorunlu mu, kimler için?
Belirli ciro eşiğini aşan işletmeler ve GİB'in belirlediği sektörlerdeki firmalar için e-Fatura zorunludur; zorunluluğunuzu GİB'in duyurularından ya da mali müşavirinizden teyit edebilirsiniz.
Mali mührü nereden alırım, e-imzadan farkı prosedürde var mı?
Mali mühür de BTK yetkili ESHS'lerden temin edilir; başvuru için şirket evrakları (imza sirküleri, vergi levhası, faaliyet belgesi) istenir. Sürecin işleyişi e-imza başvurusuna benzer, sadece sertifika tüzel kişilik adına düzenlenir.
e-Arşiv için ayrı bir sertifika gerekir mi?
Hayır, e-Fatura için kullandığınız e-imza ya da mali mühür e-Arşiv işlemlerinde de geçerlidir; ayrı bir sertifika almanıza gerek yoktur.