Şirket Çalışanlarına Toplu E-İmza Başvurusu Nasıl Yapılır?

Toplu başvuruda tek yetkilinin imzası yeterli mi

E-imza her zaman kişiye özel olduğu için, şirketin imza yetkilisi başvuru formunu tek başına imzalayarak tüm çalışanlar adına e-imza aldıramaz. Her çalışanın kendi kimliğiyle ve kendi rızasıyla başvuru sürecinde yer alması gerekiyor; kimlik doğrulama da kişi bazında yapılıyor.

İK departmanı süreci organize edebilir, belgeleri toplayabilir ama kimlik doğrulama aşamasında her çalışanın (ofise gelerek ya da kurye teslimatında) bizzat bulunması şart; bu noktada kısayol yok.

Bazı şirketler bu kuralı duyunca süreç zorlaşacak diye endişeleniyor; oysa pratikte İK belgeleri toplayıp bize iletiyor, biz de her çalışan için ayrı ayrı randevu ya da geliş saati planlıyoruz, süreç göründüğünden daha az zaman alıyor.

Bu kuralın istisnası yok; ne kadar büyük bir şirket olursa olsun, imza yetkilisinin tek başına imzasıyla başka bir çalışan adına e-imza çıkarılamıyor. Bu, e-imzanın kişiye özel olma ilkesinin en temel sonucu ve toplu başvurularda değişmeyen tek kural.

Çalışan listesi ve belge hazırlığı nasıl yapılır

Toplu başvuruda genelde şu belgeler isteniyor:

Belgeleri toplarken en sık karşılaşılan aksaklık, bir çalışanın kimlik fotokopisinin eksik ya da net olmayan bir fotoğrafla gelmesi; bu durumda o kişinin başvurusu diğerlerinden ayrı işleme alınıyor ve teslimat bir gün gecikebiliyor. Belgeleri toplu göndermeden önce kontrol etmenizi öneriyoruz.

Belge listesini bir tablo haline getirip her satıra bir çalışanı yazan İK departmanları, eksik belgeyi daha kolay fark ediyor; bu küçük organizasyon adımı, ofise geldiklerinde ya da kurye geldiğinde yaşanabilecek 'bu belge eksik' sürprizlerini önlüyor.

Yabancı uyruklu çalışanı olan şirketler için belge listesi biraz farklılaşıyor; T.C. kimlik numarası yerine yabancı kimlik numarası ve ikamet izni belgesi isteniyor. Karma ekipli şirketlerin bu ayrımı önceden bilmesi, başvuru gününde belge eksikliği yaşamamalarını sağlıyor.

• Her çalışan için kimlik fotokopisi
• Her çalışan için imzalı başvuru formu
• Şirket için imza sirküleri (bir kez, tüm başvurularda kullanılır)
• Şirket için vergi levhası ve faaliyet belgesi
• Kurumsal e-imza isteniyorsa unvan/pozisyon listesi

Ofise tek seferde teslimat planlaması

Çalışanların hepsi aynı gün ofise gelebiliyorsa, belgeler eksiksiz olduğu sürece hepsinin e-imzasını aynı ziyarette teslim ediyoruz; ofiste kişi başına ortalama 15 dakika sürüyor. Çalışanların farklı günlerde gelmesi gerekiyorsa da sorun değil, her biri kendi belgesiyle ayrı ayrı gelebiliyor; İK'nın önceden bize kaç kişi geleceğini haber vermesi bekleme süresini kısaltıyor.

Ankara ya da İzmir gibi farklı şehirlerde şubesi olan şirketler için, İstanbul dışındaki personele kargo ile toplu gönderim yapıp kimlik doğrulamasını kurye teslimatı sırasında tamamlıyoruz; bu sayede tüm çalışanların ofise gelmesi gerekmiyor.

Toplu alımda fiyat ve süre avantajı

Belgelerin bir kısmı (şirket evrakları) tek seferde hazırlandığı için toplu başvurularda süreç tekil başvurulara göre daha hızlı ilerliyor. Fiyat tarafında da birden fazla e-imza aynı anda alınacaksa kurumsal teklif için bizimle iletişime geçmenizi öneriyoruz.

On kişiden fazla başvurusu olan şirketlere özel teklif hazırlıyoruz; teslimat planını da şirketin operasyonuna göre ayarlayabiliyoruz, örneğin vardiyalı çalışan bir üretim tesisinde personeli gruplar halinde çağırmak günlük işi aksatmadan süreci tamamlamamıza yardımcı oluyor.

Yıl içinde düzenli olarak yeni personel alan şirketler için de bir çözümümüz var: ilk toplu başvurudan sonra gelen yeni çalışanlar için ayrı ayrı, küçük gruplar halinde başvuru yapılabiliyor; şirket evrakları zaten sistemde kayıtlı olduğu için süreç daha hızlı ilerliyor.

Bir lojistik firmasının otuza yakın sürücüsü için yaptığımız toplu başvuruda, belgeler bir hafta içinde toplanıp ofise iletildi, teslimat da iki gün içinde tamamlandı; bu tür büyük gruplarla çalışırken önceden planlama yapmak sürecin en büyük hızlandırıcısı oluyor.

Personel ayrılırsa e-imza ne olur

Bir çalışan şirketten ayrıldığında, özellikle kurumsal e-imza kullanıyorsa sertifikanın iptal edilmesi gerekiyor; aksi halde eski personelin e-imzası şirket unvanıyla birlikte aktif kalmaya devam eder. Bu tür durumları bildirdiğinizde iptal sürecini hızlıca tamamlıyoruz, İK'nın çıkış prosedürüne bu adımı da eklemesini öneriyoruz.

Bir üretim tesisinde yılda birkaç kez personel değişimi yaşanıyorsa, düzenli aralıklarla hangi çalışanların hâlâ şirkette olduğunu kontrol edip iptali gereken sertifikaları bildirmek, ileride yaşanabilecek yetkisiz kullanım risklerini azaltıyor.

Bazı şirketler bu iptal sürecini unutup aylarca gecikiyor; bu durumda ayrılan personelin e-imzası teknik olarak hâlâ geçerli kalabiliyor, bu da şirket için istenmeyen bir risk oluşturuyor. Personel çıkışı yapılan ay içinde bize haber vermeniz, iptali hızlıca tamamlamamızı sağlıyor.