Yurt Dışından Türkiye'ye E-İmza Başvurusu Yapılabilir mi?

Kimlik doğrulama neden fiziksel bulunma gerektiriyor

Nitelikli elektronik sertifikanın hukuki değerini koruyabilmesi için, sertifikayı alan kişinin gerçekten o kişi olduğunun kuşkuya yer bırakmayacak şekilde doğrulanması gerekiyor. Bu yüzden kimlik doğrulama süreci, ofiste yüz yüze görüşme ya da kurye teslimatında kapıda kimlik kontrolü şeklinde işliyor; uzaktan, kimlik belgesi olmadan bu doğrulama yapılamıyor.

Yurt dışından 'kimliğimin fotoğrafını göndersem olur mu' diye soran müşterilerimize bu yüzden hep aynı cevabı veriyoruz: olmuyor, çünkü sertifika hukuki delil niteliği taşıyor ve doğrulamanın sağlam olması gerekiyor; fotoğraf üzerinden yapılan bir doğrulama bu standardı karşılamıyor.

Bu kural yalnızca bizim uygulamamız değil, sertifikanın nitelikli sayılması için gereken güven zincirinin bir parçası; doğrulama zayıf yapılırsa sertifikanın hukuki geçerliliği de tartışmalı hale gelir, bu yüzden hiçbir ESHS bu adımdan taviz vermiyor.

Bu standart yalnızca Türkiye'ye özgü değil; dünya genelinde nitelikli elektronik imza düzenleyen kurumların çoğu benzer bir yüz yüze doğrulama ilkesi uyguluyor, çünkü imzanın taşıdığı hukuki ağırlık kimlik doğrulamasının sağlamlığına bağlı.

Bazı müşteriler bu kuralı önce katı buluyor, sonra neden var olduğunu anlayınca kabul ediyor; sonuçta bir e-imza ile atılan her belge, ıslak imza kadar bağlayıcı kabul ediliyor ve bu ağırlığı taşıyabilmesi için sertifikanın gerçekten doğru kişiye verildiğinden emin olunması gerekiyor.

Vekaletle başvuru mümkün mü, şartları neler

Hayır. E-imza kişiye özel bir sertifika olduğu için vekaletle başvuru ve teslim alma kabul edilmiyor; kimlik doğrulamasının başvuran kişinin bizzat kendisiyle yapılması gerekiyor. Bu kural yurt içi başvurularda da aynı şekilde işliyor, yurt dışında olmak bu şartı değiştirmiyor; eşi ya da bir yakını adına gelen kişilere de aynı bilgiyi veriyoruz.

Bu konuda ısrarcı olan müşterilere alternatif olarak şunu söylüyoruz: eğer bir yakınınız acil bir işlem için sizin adınıza hareket etmesi gerekiyorsa, bu iş e-imza dışında noter huzurunda düzenlenen bir vekaletnameyle farklı şekilde çözülebilir; ama e-imzanın kendisi bu yolla alınamıyor.

Bazı müşteriler bu kuralı duyunca 'peki noterde düzenlenmiş bir vekaletname de mi yetmiyor' diye soruyor; cevap hayır, çünkü konu vekaletnamenin geçerliliği değil, e-imzanın doğası gereği kişiye bağlı olması. Vekaletname başka pek çok işlemde geçerli olsa da e-imza teslimi bu kapsamın dışında tutuluyor.

Türkiye'ye geldiğinde hızlı başvuru için öneriler

Türkiye'ye kısa süreli gelecek olanlara önerimiz, kimlik belgesini yanınızda getirip Türkiye'de bulunduğunuz süre içinde ofise uğramak. Ofiste süreç 15 dakika sürüyor; gelmeden önce arayıp gerekli belgeleri sorarsanız, geldiğinizde uzun beklemeden işlemi tamamlarsınız. Tatil için gelen ve aynı ziyarette bir kaç resmi işini de halletmek isteyenler için bu küçük bir planlama yeterli oluyor.

Bazı müşterilerimiz yılda bir kez birkaç haftalığına Türkiye'ye geliyor ve bu ziyarette hem e-imza başvurusunu hem de yenilemesini birlikte planlıyor; üç yıllık paketi tercih ederek bir sonraki ziyarete kadar yenileme derdi olmadan ilerliyorlar.

Bazı müşterilerimiz havalimanından şehre inen ilk gün ofise uğrayıp işlemi bitiriyor, geri kalan tatilini e-imza derdi olmadan geçiriyor. Bu planlama özellikle iş için kısa süreliğine gelen ve Türkiye'deyken bir sözleşme imzalaması gereken kişiler için işe yarıyor.

Randevu almanıza gerek yok ama Kurtköy ofisimizin yoğun olabileceği saatleri (öğle arası gibi) atlayıp sabah erken ya da akşamüstü gelmeyi tercih ederseniz, bekleme süreniz daha da kısalıyor.

Konsolosluklar üzerinden başvuru durumu

Konsolosluklarda e-imza başvurusu yaygın bir hizmet olarak sunulmuyor; kimlik doğrulamasının yetkili sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından, belirli standartlarla yapılması gerektiği için bu süreç genelde Türkiye'deki başvuru noktalarına yönlendiriliyor. Kesin bilgi için gideceğiniz konsolosluğa doğrudan sormanızı öneririz.

Bu konuda kesin ve güncel bilgiyi yalnızca ilgili konsolosluk verebilir; hizmetler zamanla değişebildiği için başvuru öncesi doğrudan konsolosluğa sormanız, Türkiye'ye gelmeden önce net bir plan yapmanızı sağlar.

Yabancı uyruklu başvurusundan farkı

Bu konu, yabancı uyruklu kişilerin Türkiye'de e-imza almasından farklı bir başlık: yabancı uyruklu başvurusu Türkiye'de bulunan kişiler için geçerli belgeleri (yabancı kimlik numarası, ikamet izni/pasaport) kapsıyor. Burada anlattığımız ise Türk vatandaşı olup fiziksel olarak yurt dışında bulunan kişilerin durumu; ikisinde de ortak nokta, doğrulamanın Türkiye'de yüz yüze yapılması.

Türk vatandaşı olup yurt dışında ikamet eden ve Türkiye'ye düzenli gelen kişiler için en pratik yöntem, her seferinde birkaç saatlik bir zaman ayırıp ofise uğramak; belgeleri önceden hazırlarsanız işlem uzun sürmüyor.

Bazı müşterilerimiz çifte vatandaş oluyor ve hangi kimlikle başvuracaklarını soruyor; T.C. kimlik numarası olan çifte vatandaşlar için süreç Türk vatandaşı başvurusuyla aynı işliyor, ayrıca yabancı uyruklu prosedürüne gerek kalmıyor.