E-İmza İşlemlerini Muhasebeciye mi Kendim mi Yapmalıyım?

Muhasebeci kendi e-imzasıyla ne kadarını yapabilir

Çoğu muhasebe ofisi, mükellefinden aldığı yetkiyle beyanname gönderimi, e-defter berat işlemleri gibi rutin işleri kendi e-imzasıyla yürütüyor. Bu, işletme sahibinin her ay ayrı ayrı e-imza atmasına gerek kalmadan sistemin işlemesini sağlıyor; ay sonu telaşında bu küçük ayrıntı işletme sahibinin işini epey kolaylaştırıyor.

Ofise gelen küçük işletme sahiplerinin bir kısmı bu sebeple 'bana e-imza gerekmez, muhasebecim zaten yapıyor' diyor. Kısmen doğru ama tek başına yeterli değil; işin muhasebe dışındaki tarafında hızlıca ihtiyaç ortaya çıkıyor.

Bu yetkilendirme sistemi aslında iki tarafı da koruyor: muhasebeci kendi sertifikasıyla iz bırakarak işlem yapıyor, işletme sahibi de her ay tekrar tekrar ofise gelip imza atmak zorunda kalmıyor. Ancak bu rahatlık, işletme sahibinin e-imzaya hiç ihtiyacı olmayacağı anlamına gelmiyor.

Bir muhasebe bürosu genelde onlarca mükellefe hizmet verdiği için, her mükellefin kendisine verdiği yetkilendirmeyi ayrı ayrı takip ediyor. Bu yetkilendirme kaydı GİB sisteminde tutulduğu için, işletme sahibi istediği zaman kimin kendi adına işlem yapabildiğini sorgulayabiliyor.

İşletme sahibinin kendi e-imzasına ne zaman ihtiyacı olur

Sözleşme imzalama, banka ve kredi başvuruları, ihaleye teklif verme, MERSİS üzerinden şirket işlemleri, kurumsal KEP hesabına giriş gibi konular muhasebecinin yetkisi dışında kalıyor. Bu işlemleri işletme sahibinin ya da yetkilisinin kendi e-imzasıyla yapması gerekiyor; başka türlüsü sistemin izin verdiği bir şey değil.

Bir de günlük e-Devlet işlemleri var: SGK işveren bildirimleri, resmi yazışmalar, dilekçeler. Bunların bir kısmı muhasebeci yetkisi dışında kalıyor ve işletme sahibinin kendi hesabından yürütülmesi gerekiyor; acil bir dilekçe göndermeniz gerektiğinde muhasebecinizin devrede olmadığını görebilirsiniz.

Bir de e-Devlet üzerinden şirket adına açılan davalar, itirazlar ya da resmi kurumlara yapılan yazılı başvurular var; bu tür işlemler muhasebe bürosunun günlük iş akışının dışında kalıyor ve genelde işletme sahibinin ya da avukatının kendi e-imzasıyla yürütülmesi gerekiyor.

Bir ihaleye teklif hazırlayan işletme sahibi, son gün muhasebecisinin e-imzasını kullanamayacağını fark edip telaşlanabiliyor; oysa bu tür durumlar önceden bilinirse, e-imza başvurusu ihale takviminden haftalar önce tamamlanabiliyor ve son dakika koşuşturması yaşanmıyor.

Yetkilendirme (vekalet) ile e-imza devri arasındaki fark

Muhasebeciye verilen yetki, GİB sistemleri üzerinden tanımlanan bir meslek mensubu yetkilendirmesidir; e-imzanın kendisi devredilmiyor. Yani muhasebeci sizin e-imzanızı kullanmıyor, kendi sertifikasıyla, size ait yetki tanımlaması dahilinde işlem yapıyor.

Bu ayrım önemli çünkü e-imza kişiye özeldir ve başkasına devredilemez; kimse sizin adınıza sizin token'ınızla işlem yapmamalı, yetkilendirme sistemi tam olarak bunun için var. Token'ınızı muhasebecinize emanet etmek, aslında hiç gerekmeyen bir risk almak oluyor.

Bazı işletme sahipleri, muhasebecisine güvendiği için token'ını ona teslim etmeyi düşünüyor; bunu önermiyoruz. PIN kodunuzu ve token'ınızı kimseyle paylaşmamanız, hem sizin hem muhasebecinizin sorumluluk alanını net tutuyor.

Bu yetkilendirme sistemi, işletme sahibinin muhasebecisini değiştirmesi durumunda da işe yarıyor; eski muhasebeciye tanımlanan yetki iptal edilip yeni muhasebeciye yeniden tanımlanıyor, işletme sahibinin kendi e-imzasıyla ilgili bir işlem yapmasına gerek kalmıyor.

Sorumluluk kimde kalır

Muhasebeci beyanname gönderdiğinde teknik sorumluluk onun sertifikasında görünür ama beyan edilen bilgilerin doğruluğundan mükellef sorumludur. Sözleşme, ihale teklifi gibi hukuki bağlayıcılığı olan işlemlerde ise imzayı atan kişi doğrudan sorumlu tutulur; bu yüzden bu tür işlemleri başkasının e-imzasıyla değil kendi adınıza yapmanız gerekiyor.

Ofise gelen işletme sahiplerine sık verdiğimiz örnek şu: muhasebeciniz bir kredi başvurusunu ya da tedarikçi sözleşmesini sizin adınıza imzalayamaz, imzalasa bile bu geçerli sayılmaz. Bu tür belgelerde imza atan kişinin gerçekten yetkili ve o belgeyi bizzat onaylamış olması aranıyor.

Bir uyuşmazlık yaşandığında, hangi belgenin kim tarafından imzalandığı sertifika kaydından net biçimde görülebiliyor; bu da hem muhasebeciyi hem işletme sahibini gereksiz bir sorumluluk paylaşımından koruyor, herkesin kendi imzaladığı belgeden sorumlu olduğu netleşiyor.

İkisini birlikte kullanmanın pratik faydası

En rahat çalışma şekli, rutin mali bildirimleri muhasebecinin yetkilendirmeyle yürütmesi, işletme sahibinin ise kendi e-imzasıyla sözleşme ve resmi başvuru gibi konuları kendi kontrolünde tutması. Böylece hem günlük işler yavaşlamıyor hem de imza gerektiren kritik kararlar başkasının elinde kalmıyor; iki taraf da kendi alanında hızlı ilerliyor.

Ofisimize gelen küçük işletme sahiplerinin çoğu bu ikili düzeni kurduktan sonra rahatlıyor; muhasebeci ay sonu telaşında beyannameleri kendi sertifikasıyla gönderiyor, işletme sahibi de bir sözleşme imzalaması gerektiğinde beklemeden kendi e-imzasını kullanıyor.

Bir üretim firmasında gördüğümüz iyi bir örnek şöyleydi: muhasebe departmanı rutin GİB bildirimlerini kendi yetkilendirmesiyle yürütüyor, genel müdür ise yılda birkaç kez imzalanması gereken tedarik sözleşmelerini kendi e-imzasıyla kısa sürede tamamlıyor; iki taraf da birbirini beklemek zorunda kalmıyor.